厅办〔2017〕19号

厅直有关单位：
　　为认真贯彻国家及部有关交通重点建设项目档案管理规定，完善管理制度，强化管理手段，进一步推进项目档案管理标准化、规范化、信息化建设，全面提升项目档案管理水平和档案质量，经厅研究同意，现提出如下意见：
　　一、切实加强对交通重点建设项目档案工作的领导
　　1.各级交通重点建设项目主管单位要按对历史负责、为现实服务的要求，切实加强对重点建设项目档案管理工作的领导，明确相应管理机构及职能职责，采取有效措施，做到项目档案工作与项目建设同规划、同部署、同落实、同检查，使项目档案管理工作全程受控。
　　2.各建设单位（项目法人）要建立健全项目档案管理工作责任制，实行法人负责制，并做到有领导分管、有部门负责、有专人落实。要加强对各参建单位档案管理人员培训，严格实行先培训、后上岗的制度；要加强对项目档案管理工作的监督检查，坚持“三纳入、三同步”，即：将档案工作纳入招标投标制、合同管理制和工程监理制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。
　　二、进一步完善交通重点建设项目档案管理制度
　　3.完善登记制度。交通重点建设项目主管单位要督促各建设单位分别于项目开工后6个月内、项目档案专项验收前1个月内和项目正式竣工验收后1个月内完成《湖南省重点建设项目档案管理登记表》（详见附件1、2、3）填报工作，并于每年10月底前汇总报送厅档案室。凡漏报、缓报的项目，其主管单位要责令整改；拒不整改的，省厅将不纳入后期档案专项验收并予以通报。
　　4.完善备案制度。交通重点建设项目主管单位要根据实际制定本系统重点建设项目档案管理实施细则，各项目建设单位在开工之初要制定本项目档案管理实施细则，实施细则应报厅备案。制定实施细则要符合部、省有关规定，内容应包括档案管理制度、档案分类及项目文件立卷归档办法等。
　　5.完善验收制度。交通重点建设项目主管单位要在档案专项验收前督促建设单位认真开展档案自检，并先行组织预验收。申请档案专项验收应满足三个条件：按规定进行了档案登记；完成档案自检并形成自检报告；档案预验收合格。申请档案验收需提交以下材料：项目档案专项验收申请报告；建设项目档案自检报告；建设项目档案案卷目录；项目档案预验收情况表。
　　6.建立咨询服务管理制度。建设单位需聘请项目档案第三方咨询服务机构的，应按规定采取竞价或公开招标方式确定。档案第三方咨询服务机构选定后，要及时签订咨询合同或协议，明确相关责任，落实保密要求，并向厅档案室报备，报备时需附竞价情况或公开招标文件。凡进入我省交通重点建设项目档案第三方咨询服务的机构，必须是经过省厅和省档案管理局登记备案且无不良信用记录的企业。
　　7.建立咨询服务评价机制。项目档案专项验收前，建设、施工、监理单位要对档案第三方服务机构履职情况进行自主评价；专项验收时，专家应对第三方服务机构的信用质量进行考核评价。评价分为优秀、合格和不合格三个等次，被评为“优秀”等次的，在新建项目相关咨询服务时应予以优先考虑；被评为“不合格”等次的，一年内不得参与新建项目咨询服务竞价或投标。
　　三、进一步规范交通重点建设项目档案管理
　　8.加强标准化管理。公路交通重点建设项目档案要对原有标准按新要求进行修订，该完善的完善，该精简的精简，服从服务于实际工作需要，经得起历史检验。水运重点建设项目档案鼓励支持建立规范标准，并按要求备案。同时，要明确电子文件归档的内容和范围，电子文件与纸质文件要同步归档，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系。
　　9.加强规范化管理。要正确编写案卷及卷内目录文件题名，准确、全面反映文件内容，使之与卷内文件准确对应。凡要求原件存档的，建设单位应向相关单位和部门申请提供原件。竣工图的编制说明、竣工图表应全面、准确反映工程变更等情况。要强化项目监理单位在档案生成过程中的监督审查职责，确保档案真实、准确、系统、完整和安全。
　　10.加强信息化管理。各交通重点项目建设单位与参建、监理单位签订合同或协议时，应明确项目电子文件归档和电子档案管理责任、审核责任。电子档案与纸质档案要同步同卷列入移交，一般应在项目通过竣工验收3个月内，按有关规定办理移交手续。交通重点建设项目（包括社会资本参与投资建设和管理的项目）涉及基本建设程序、竣工图表、交竣工验收等重要资料应形成电子档案。要探索档案信息化管理的新途径和新方法，稳步提高档案管理效率，促进信息共享，实现异地查阅。

 

　　附件：1.湖南省交通重点建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）
　　　　　2.湖南省交通重点建设项目档案管理登记表（项目档案预验收情况表）
　　　　　3.湖南省交通重点建设项目档案管理登记表（项目档案正式验收情况表）
　　　　　4.湖南省交通运输厅交通重点建设项目档案咨询服务机构备案登记有关事项

 

湖南省交通运输厅办公室
2017年5月25日