各有关单位：

     现将《加强全省交通建设项目档案管理工作指导意见》印 发给你们，请结合实际抓好贯彻落实。 以往省厅制定的文件与此意见有冲突的，请以此文件为准。 实施过程中如有相关问题或意见建议，请及时反馈省交通运输 厅办公室。

湖南省交通运输厅

2025 年 1 月7 日

    加强全省交通建设项目档案管理工作的指导意见

    根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法 实施条例》及国省和交通运输部有关规定，为进一步明确和压 实我省交通建设项目档案管理职责，强化工作措施，推进项目 档案管理规范化、标准化、信息化建设，全面提升档案管理服 务的水平和质量，特制定本指导意见。

     一、加强项目档案管理工作组织领导

     1.交通建设项目档案管理工作要坚持统一领导、分级管理 的原则，建立分工明确、职责明晰、高效协同、务实管用的体 制机制。

    2.各级交通运输主管部门要按照职责分工，切实履行对交 通建设项目档案工作的监督指导职责，加强统筹规划、检查指导和培训交流。要明确与工作任务相适应的档案工作机构和人 员,统筹协调建设管理、质量监督等部门共同做好项目档案管理 工作。

    3.各项目法人建设管理单位要切实加强对项目档案管理工 作的领导，明确相应管理机构及岗位职责，采取有效措施，做 到项目档案工作与项目建设同规划、同部署、同落实、同检查， 使项目档案管理工作全程可控。
    4.各项目法人（建设单位）要建立健全项目档案管理工作 机制，实行项目法人负责制，要做到有领导分管、有部门负责、 有专人落实。要加强对各参建单位档案管理人员培训，严格实 行先培训、后上岗的制度；要加强对项目档案管理工作的组织 指导、监督检查，协调各参建单位共同做好项目文件材料的收 集、整理和归档工作，确保项目档案齐全完整、真实准确、系 统规范。坚持“三纳入、三同步”,即：将档案工作纳入招标投 标、合同管理和工程监理，与工程建设同步收集、同步整理、 同步归档。

     二、建立健全项目档案管理制度

    5.在与特许经营者就全省经营性高速公路特许经营项目签 订特许经营协议时，应按照《湖南省经营性高速公路特许经营 项目特许经营者招标文件示范文本》（2024 年版）要求，在协议 中明确项目竣工验收时应按规定向厅档案管理部门移交一套项 目工程资料纸质版副本和一套数字化电子资料。省管重点水运 项目、养护项目、交通信息化项目按照全省经营性高速公路特 许经营项目规定执行，市州批复的交通建设项目可参照执行。

     6.完善备案制度。项目法人(建设单位)应在项目开工之初 制定本项目档案管理实施细则，实施细则应符合国家、部省有 关规定，内容应包括档案管理制度、档案分类及项目文件材料 立卷归档管理办法等。经部、省批复的项目档案管理实施细则 应报厅档案管理部门备案，未备案的项目不予登记。
    7.完善登记制度。按照交通运输部《交通建设项目档案管 理登记办法》有关要求，项目法人(建设单位)应分别于项目开 工后 6 个月内、项目档案专项验收前 1 个月内和项目档案通过 专项验收后 1 个月内完成交通建设项目档案管理登记表填报工 作。省交通运输厅档案管理部门负责部、省批复交通建设项目 档案登记工作的组织、监督和指导。部、省批复的交通建设项 目法人应于每年 10 月底前汇总登记情况报厅，相关登记报备情 况纳入档案专项验收评价内容。各市级交通主管部门负责市批 复交通建设项目档案登记工作的组织、监督和指导。

     8.完善验收申请制度。在档案专项验收前项目法人(建设单 位)应认真开展档案自检，并形成自检报告。申请档案专项验收 应满足以下条件：已按规定进行项目档案登记；已完成建设项 目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对建设项目档案审查 工作；竣工文件分类、组卷及编目工作已按部省有关规定编制 完成。申请档案专项验收需提交以下材料：项目档案专项验收 申请报告；建设项目档案自检报告；建设项目档案案卷目录； 项目档案预验收情况表。项目法人建设管理单位要加强对项目 法人（建设单位）档案登记备案、自检、验收等工作的督促指 导。

    三、严格项目档案资料过程控制管理

    9.严格标准管理。项目法人(建设单位)要按照基本建设程 序，抓住项目建设重要节点，组织各参建单位按照部省有关公 路水运工程等项目档案编制归档标准和要求，规范强化项目档 案工作全过程控制管理。

     10.强化规范管理。项目法人（建设单位）应组织参建各单 位依据责任分工，按照建设项目程序不同阶段文件材料产生的 自然过程，规范文件材料收集及预组卷、整理及组卷相关工作。 凡要求原件存档的，建设单位应向相关单位和部门申请提供原 件。竣工图的编制说明、竣工图表应全面、准确反映工程变更 等情况。要强化项目监理单位在档案生成过程中的监督审查职 责，确保档案真实准确、系统完整。同时，电子文件与纸质文 件要同步归档，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应 关系。

    11.提升咨询服务水平。项目法人（建设单位）、参建单位 因需聘请第三方档案咨询服务机构，应及时明确相关责任，落 实保密要求，并将第三方服务路段、标段等情况（含第三方咨 询机构项目负责人的工程档案管理所需岗位资质、档案管理部 门培训情况）在完成咨询合同签订后 3 个月内报厅档案管理部 门备案。项目档案专项验收前，建设、施工、监理单位应对档 案第三方服务机构履职情况进行自主评价；专项验收时，验收 组应对第三方服务机构的信用质量进行评价。评价分为优秀、 合格和不合格三个等次，评价结果可作为获取新建项目第三方 咨询服务评标、竞标的重要参考依据。

    12.参建单位在交工验收或参建单位撤场前，应将已经系统化整理的项目档案资料连同案卷目录（含电子版目录）和案卷 编制说明，移交项目法人（建设单位）。项目法人（建设单位） 应对移交材料组织检查，并及时对接收的全部项目档案进行系 统化整理和排列。     

    四、规范项目档案专项验收组织

     13.符合验收条件的，项目法人(建设单位)应及时按照项目 管理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请，项目验 收申请材料通过项目主管部门审核后，由验收组织单位组织项 目档案专项验收。厅办公室依职责牵头组织由省厅批复和交通 部批复建设委托省厅验收的交通建设项目档案专项验收相关工 作，厅基本建设处、港航管理处、养护管理处、科技教育处分 别做好高速公路、水运工程、养护工程和交通信息化项目档案 专项验收有关配合工作。由市县管理批复的交通建设项目档案 专项验收按分级负责原则组织实施。

     14.项目档案专项验收采取咨询、现场查验、抽查案卷的方 式进行。项目法人（建设单位）、参建单位按照“谁形成谁负责” 的原则，由文件材料的形成单位或部门负责人配合验收工作， 原则上不得委托其他主体实施。项目法人（建设单位）应加强 对各参建单位档案管理情况汇报材料的审核把关，确保内容真 实、准确、完整、可用，能够系统反映出档案管理基本情况。 各级交通运输主管部门可会同档案行政主管部门，组织由相关 专业人员组成的专家组对项目档案进行专项验收。
    五、加强项目档案信息化管理

    15.各级交通主管部门负责对项目电子文件归档及电子档 案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将系统开发文件 材料纳入档案专项验收内容。鼓励、探索档案信息化管理新途 径新方法，稳步提高档案管理效率，促进信息共享，实现异地 查阅。

    16.应用信息管理系统的项目法人(建设单位)要建立统筹 协调机制，制定项目电子文件归档和电子档案管理制度，电子 签名认证、系统四性检测、项目的容灾备份和恢复系统、电子 档案移交与接收等方面要符合国家相关法律、法规和标准要求。 在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门 条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理、审核责任，将 项目信息管理系统开发文件、系统开发源数据等纳入归档范围。

    17.各项目法人（建设单位）应积极推广现代信息化管理方 式，推进项目文件资料数字化，电子档案与纸质档案要保持有 机联系。项目档案数字化资料、数字化率检测情况同步纳入档 案专项验收范围。项目法人（建设单位）应在专项验收前，应 将与本项目无关联的独立第三方档案咨询服务机构出具的检测 结论报厅档案管理部门备案。

    六、确保项目档案资料安全管理

    18.各单位要按照档案管理“十防”要求，加强档案安全基 础设施建设，定期对档案安全保管情况进行全面细致检查，制定档案安全管理制度和应急预案，切实提高应急处置执行能力。

    19.各单位要在收集归档和移交接收两个环节，严格按照项 目文件材料立卷归档管理办法收集归档和划定档案保管期限， 强化和提升档案管理水平。强化建设期各单位文件材料及时收 集、整理，避免原始文件散落在部门或个人，从源头保障档案 资源安全。

    20.使用服务机构进行档案数字化外包的项目，各单位要按 照《档案数字化外包安全管理规范》等要求进行安全管理。应 用信息管理系统的项目，系统服务器应部署在项目法人(建设单 位)或项目法人建设管理单位，并实施全权管理。不得部署在第 三方或委托第三方进行管理（政府统一建设、管理的云资源除 外），不符合上述要求的立即进行整改。

    21.加强档案资料管理监督指导。各级交通运输建设项目档 案主管部门应会同项目建设业务主管部门或有关交通项目档案 专家，采取研讨交流、宣贯培训、现场检查等方式，加强对本 级批复项目档案管理情况监督指导。交通建设项目档案监督指 导应纳入交通项目管理全过程开展，在项目开工筹备、项目开 工、项目建设重要节点、项目交工、项目缺陷责任期、项目竣 工验收以及项目运营阶段结合不同重点做好指导。

    七、加强项目档案资料移交利用

    22.交通建设项目竣工验收后 3 个月内，由项目法人（建设 单位）向有关单位办理档案（含电子文件）移交手续。凡属交 通运输部批复项目，按照交通运输部相关规定向部档案馆办理 移交进馆工作，或经部委托向省级交通运输部档案主管部门办 理移交或集中保管等工作手续。凡属省厅批复项目，竣工验收 后应按照省厅有关工程档案集中保管等要求办理移交手续。市 县批复项目由市县交通运输主管部门组织项目档案资料移交。

    23.全省经营性高速公路收费期到期后，由厅档案管理部门 牵头，组织项目移交方、接收方和相关单位对项目资料进行清 查检测，项目移交方应根据清查情况及时完善整改，确保项目 档案资料（含电子化资料）完整、准确、详实。接收方应对移 交方制作的档案资料移交清单予以确认，并将移交清单报厅档 案管理部门备案。项目档案资料清查检测如需委托第三方机构 协助完成，此机构应为独立的第三方（非移交方和接收方所属 单位），所需费用由既有经营主体（移交方）承担。

    24.项目法人（建设单位）应加强竣工验收后档案资料管理 使用，加强后期养护、运营等档案资料收集整理，严格项目档 案全生命周期管理，确保档案资料齐全、安全。部、省批复交 通建设项目应积极推进项目文件数字化，确保电子档案与纸质 档案要保持有机联系，已竣工验收但没有实施档案数字化的项 目，应在本通知印发之日起 1 年内完成数字化扫描等工作，相 关情况及时报厅办公室。