厅办〔2012〕7号
各市州交通运输局，厅直有关单位，厅机关各处室：
为进一步提高交通行政效能，适应节约、便利办公要求，全省交通视频会议系统一类站点建设已经完成，厅决定从即日起启动试运行。现就有关事项通知如下：
一、各单位和部门应积极利用交通视频会议系统召开会议、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。交通视频会议系统主要适用于：交通运输部或省应急办召开的需直播至市州交通运输局及厅直行业管理局的重要视频会议；厅或厅机关处室召开的需市州交通运输局及厅直行业管理局参加的会议（讲座、培训）；厅直行业管理局召开的需市州行业管理单位参加的会议（讲座、培训）；交通视频会议系统一类站点间点对点、点对多点的视频会议或视频磋商；远程点对点视频办公等。
二、视频会议的审批
（一）以厅名义召开的视频会议，须经分管副厅长和厅长批准；以厅机关处室名义召开的视频会议，须经主管副厅长批准。召开视频会议的签报均应经厅办公室会签。使用视频会议系统举办讲座、培训等，由主办单位和部门领导批准后报主管副厅长批准。
市州交通运输局或厅直行业管理局如需使用交通视频会议系统，由各单位或部门领导批准并报厅办公室和省交通科技信息中心备案。
（二）会议发起单位或部门应提前2个以上工作日填报《交通视频会议申请表》（见附件1）。得到确认后，应提前1个以上工作日将会议通知抄送厅办公室和省交通科技信息中心。
三、会议系统的管理
（一）省交通科技信息中心为全省交通视频会议系统的技术保障和管理部门。各市州交通运输局和厅直行业管理局应明确相应的管理部门和职责，制定管理细则，并指定2名工作责任心强、熟悉计算机技术的系统管理员。管理部门及人员名单于5月8日前报省交通科技信息中心。
（二）各参会单位在接到视频会议通知后，系统管理员应根据联调时间要求准时参加联调，并填报《交通视频会议系统调试情况记录表》（见附件2）。会议开始前１小时系统管理员应到达工作岗位开始值机。如遇召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场，参加联调，保证系统尽快进入运行状态，并应在联调后立即开始值机。
（三）系统管理员在会议期间，应随时关注摄像头位置，防止偏转和移动、以及不应有的画面；不得随意播放与会议无关的音视频信息；各分会场不发言时，将话筒调至静音状态；会议结束后，由主会场统一中断系统连接，各分会场在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。
（四）各单位应加强视频会议系统管理，用好管好系统设备。省交通科技信息中心要定期组织对系统进行例行检测，加强对各单位系统管理人员的技术培训和经验交流，确保系统正常运行。
系统试运行期间，各单位和部门要详细记录运行中出现的故障和发现的问题并及时向省交通科技信息中心反馈，迅速配合处置。联系人：李琦，0731—88770119、88770456（传真）。
特此通知。
附件：1.交通视频会议申请表
2.交通视频会议系统调试情况记录表
二○一二年五月七日
主题词：交通 会议 视频 通知
信息公开选项：公开
抄送：厅领导。
湖南省交通运输厅办公室 2012年5月8日印发