湘交办〔2012〕14号

厅直有关单位：

近年来，全省交通重点建设项目认真贯彻国家及部有关交通重点建设项目档案管理规定，健全管理体制，完善管理制度，强化管理手段，项目档案管理不断实现标准化、规范化、信息化。但在近期的项目档案专项验收中，也暴露出了一些问题。主要表现在：项目档案管理规章及标准规范执行不到位；文件材料收集、整理过程监督管理不到位，档案缺失、不真实等现象还不同程度地存在。为进一步加强我省交通重点建设项目档案管理，提升管理水平和档案质量，现就有关事项通知如下：

一、切实加强交通重点建设项目档案管理的领导

我省交通重点建设项目档案工作，是交通建设的重要组成部分。项目档案是项目建设全过程的真实写照和历史见证，既能全面反映项目建设水平，又为项目建成后的运营管理提供了重要依据。各级交通重点建设项目主管单位，要以对历史负责，为现实服务的态度，切实加强对重点建设项目档案管理工作的领导，将重点建设项目档案管理工作纳入议事日程和年度绩效考核范围，明确管理机构和职能职责，加强对重点建设项目档案管理工作的业务指导和监督检查。

各建设单位（项目法人）要以“建一流工程、创精品档案”为宗旨，按照标准化的要求，不断强化和完善建设项目档案管理工作。建立健全项目档案管理工作责任制，将项目档案管理纳入项目目标考核，必须有领导分管、有部门负责、有专人落实；加强对各参建单位档案管理人员的培训，严格实行先培训、后上岗的制度，提高档案管理队伍的整体素质；加强对项目档案管理工作的监督检查，坚持“四纳入”、“三同步”：将档案工作纳入工程建设管理程序、招标投标制、合同管理和监理工作内容，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。

厅档案管理部门将不定期对我省交通重点建设项目档案工作进行检查。

二、进一步完善交通重点建设项目档案管理制度

加强重点建设项目档案登记。各交通重点建设项目主管单位要加强对项目档案登记工作的管理，督促各建设单位（项目法人）按照国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号）和交通运输部《交通建设项目档案管理登记办法》（交办发〔2007〕436号）的规定，分别于项目开工后6个月内、项目档案专项验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内完成《国家重点建设项目档案管理登记表》（详见附件）填报工作（要求一式两份，加盖单位公章），并由各交通重点建设项目主管单位汇总后，于每年10月11日前报送厅档案室（联系电话：0731—88770061）。凡漏报、延报、不报的单位，各交通重点建设项目主管单位要责令其整改；拒不整改者，厅将予以通报。

完善重点建设项目档案立卷归档办法。交通重点建设项目主管单位要认真贯彻执行《交通档案管理办法》（交办发〔2005〕431号）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）、《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2009〕225号，结合实际，制定完善本系统、本部门交通重点建设项目文件材料立卷归档办法，对竣工文件收集归档范围、保管期限、编制要求、各参建单位的职责、案卷质量标准及档案的编目、移交、保管等方面内容作出明确规定。同时，要督促指导各建设单位（项目法人）结合项目实际，在开工之初制定好适用于本项目的档案管理实施细则。各交通重点建设项目主管单位的重点建设项目文件材料立卷归档办法和各建设单位的档案管理实施细则应报厅档案室备案。

规范重点建设项目档案专项验收。根据国家及部有关规定，凡由交通运输部负责工程竣工验收的重点建设项目，报部档案馆申请验收；凡由省交通运输厅负责工程竣工验收的重点建设项目，由厅档案管理部门会同省档案局组织档案专项验收。各交通重点建设项目主管单位要严格按照有关档案专项验收程序办事，切实做好项目档案专项验收的组织工作。项目验收前3个月，主管单位要督促建设单位（项目法人）认真开展档案自检工作，确认达到档案验收条件后向厅档案室报送档案验收申请报告。申请档案验收应满足三个条件：按规定进行了档案登记；竣工文件已编制完成，并按规定完成了分类、组卷及编目工作；完成了档案自检并形成了自检报告。申请档案验收需提交以下材料：项目档案专项验收申请报告；建设项目档案自检报告；建设项目档案案卷目录。

三、进一步规范我省交通重点建设项目档案的管理

省交通重点建设项目主管单位要严格按照有关规定，督促建设单位（项目法人）切实加强对项目档案管理全过程的监督管理，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

加强监理对竣工文件材料的质量监督。项目监理单位不仅负责收集、整理、归档相关监理资料，还负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

加强对项目建设过程中文件材料的真实性、准确性、原始性的审查，严防缺失、涂改、伪造、代签等现象的发生。加强原件管理，要求原件存档的，建设单位应向相关单位和部门申请提供原件。如原件数量有限，由其它单位和部门归档的文件（如前期立项审批、科研成果、验收等），建设单位（项目法人）应复印原件存档；正确编写案卷及卷内目录文件题名，准确、全面反映文件内容，使之与卷内文件准确对应；加强竣工图和变更文件的管理。竣工图的编制说明、竣工图表应全面、准确反映工程变更等情况，图纸的拼接应规范，禁止切边。规范设计变更文件特别是批复的收集和整理，并认真编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表，即《设计变更文件与竣工图号对照一览表》。

加强档案的现代化管理。各交通建设单位要从项目档案管理的实际出发，积极稳妥地采用计算机、缩微等先进技术和手段，探索档案现代化管理的新途径和新方法。使用规范的档案管理软件，项目档案管理软件应经过相关技术部门鉴定或省级以上（含省级）档案行政管理部门鉴定，并随着技术发展，要不断更新和完善；加强电子文件与纸质文件的同步归档。对利用率高的竣工文件，还应采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制；加强保密、安全管理。保密文件要严格按照保密规定进行保管，对已形成的电子文件，要加强技术和安全管理，对需要作为档案保存的电子文件，要转化为纸质文件，与电子文件一并归档保存，严防泄密和遗失事件发生。

进一步规范档案的移交、汇总工作。按照有关规定，建设项目各承包单位在合同段交工验收前，应将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并按规定办理移交手续。移交项目档案套数应由项目法人单位根据需要确定，并在合同中明确。项目法人单位对接收的档案进行系统化整理后，应在项目通过竣工验收3个月内，按有关规定办理项目档案移交手续。

附件：国家重点建设项目档案管理登记表

二○一二年一月九日

主题词：交通  建设  档案  加强管理  通知

信息公开选项：公开

抄送：交通运输部档案馆，省档案局，厅领导，各市州交通运输局，厅机关相关处室。

湖南省交通运输厅办公室       2012年1月12日印发